Laurea-ammattikorkeakoulu

Laurean aiempi, Episerverin eli nykyisen Optimizelyn päälle rakennettu verkkopalvelu oli tullut elinkaarensa päähän. Sivuston kehittäminen oli muuttunut haastavaksi, eikä ratkaisu enää vastannut riittävän hyvin korkeakoulun eri kohderyhmien tarpeisiin.

Yhden verkkopalvelun piti palvella niin hakijoita, nykyisiä opiskelijoita, henkilöstöä kuin erilaisia yhteistyökumppaneitakin. Samalla verkkopalvelun tuli tukea laajaa sisältökokonaisuutta, useita taustajärjestelmiä, saavutettavuusvaatimuksia sekä Laurean uudistunutta brändiä.
“Nykyinen toteutus oli tullut Laurean tarpeiden näkökulmasta tiensä päähän. Verkkosivut vaativat uudistusta erityisesti eri kohderyhmien huomioimisen osalta”, Laurealla projektia luotsanneet Maritta Riskilä ja Mervi Burton toteavat.

Tavoitteena ei ollut pelkästään vaihtaa julkaisujärjestelmää uudempaan, vaan rakentaa verkkopalvelu, joka olisi helpompi niin käyttäjille, sisällöntuottajille kuin teknisestä kokonaisuudesta vastaaville, ja jota voitaisiin kehittää joustavasti myös tulevina vuosina.

Laajan verkkopalvelun uudistaminen aloitettiin käyttäjistä, sisällöistä ja tarpeista, ei teknologiasta.

Valu ja Laurea kävivät ensimmäisessä vaiheessa yhdessä läpi vaatimusmäärittelyn, eri kohderyhmien tarpeet sekä verkkopalvelun sisältökonseptin ja tietomallin. Samalla suunniteltiin sivustorakenne, sisältöelementit ja visuaalinen käyttöliittymä tukemaan Laurean uudistunutta brändiä.

Projekti toteutettiin ketterän ja vaiheistetun projektimallin yhdistelmänä. Yhteinen suunnitteluvaihe auttoi tekemään keskeiset ratkaisut ennen varsinaista toteutusta ja vähensi samalla laajaan uudistukseen liittyviä riskejä.

“Suunnitteluvaihe koettiin erittäin tarpeelliseksi. Käyttöliittymä on koettu visuaalisesti sellaiseksi, joka istuu uuteen brändiin hyvin, ja käytettävyys on saatu todella hyvin kohdilleen”, Maritta Riskilä kertoo.

Suunnittelutyön pohjalta Valu toteutti Laurealle oman räätälöidyn lohkoteeman WordPressin Full Site Editing -ominaisuuksia hyödyntäen.

Ratkaisun tavoitteena oli antaa Laurean sisällöntuottajille mahdollisimman paljon vapautta tehdä ja muokata sisältöjä itse ilman, että tavalliset muutokset vaativat jatkuvasti kehittäjän tai verkkopalvelutoimittajan apua.

Sisältö jaettiin kymmeneen erilaiseen sisältötyyppiin, kuten koulutuksiin, hankkeisiin, tapahtumiin, asiantuntijoihin, avainkumppaneihin, palvelutuotteisiin ja vuokrattaviin tiloihin. Jokaiselle sisältötyypille rakennettiin oma tarkoituksenmukainen esitystapa.

Tämä auttaa jäsentämään Laurean laajaa sisältökokonaisuutta käyttäjän tarpeista käsin sen sijaan, että verkkopalvelu heijastaisi ensisijaisesti organisaation sisäistä rakennetta.

Sisällöntuottajien joukko on uudistuksen myötä kasvanut. Laurean keräämän palautteen perusteella sisällöntuotanto koetaan suhteellisen helpoksi ja uudet lohkoelementit käyttäjäystävällisiksi.

Myös olemassa olevien elementtien muuttaminen onnistuu aiempaa joustavammin, ja uusia sisältöä esittäviä elementtejä voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti.

Uusi verkkopalvelu rakennettiin WordPress Multisite -ympäristöön. Ratkaisun ansiosta Laurea voi hallita useita verkkopalveluita saman teknisen kokonaisuuden alla ilman, että jokaisesta palvelusta tarvitsee rakentaa erillistä järjestelmää.

Multisite-arkkitehtuuri mahdollisti myös opiskelijoiden ohjeiden toteuttamisen omana kokonaisuutenaan, jolla on erillinen sisällönhallinta ja julkaisuprosessi. Loppukäyttäjälle opiskelijoiden ohjeet näyttäytyvät kuitenkin saumattomana osana Laurean verkkopalvelua.

Ratkaisu antaa Laurealle myös valmiudet uusien alisivustojen ja nykyistä laajemman kieliversioinnin toteuttamiseen tulevaisuudessa.

“Uskomme, että tämä WordPress-toteutus palvelee meitä pitkään, vaikka brändi-ilme joskus muuttuisikin. Myös uudet alisivustot ja laajempi kieliversiointi ovat nyt mahdollisia aiempaa helpommin”, Maritta Riskilä kertoo.

Korkeakoulun verkkopalvelu ei toimi irrallaan muista järjestelmistä. Laurealla keskeinen tavoite oli, ettei samoja tietoja tarvitsisi ylläpitää käsin useassa eri paikassa.

Valu toteutti verkkopalveluun laajan integraatiokokonaisuuden, jonka avulla tieto liikkuu taustajärjestelmistä automaattisesti verkkopalveluun.

Frends toimii integraatioalustana järjestelmien välillä. Laurean henkilöstö ylläpitää esimerkiksi hanketietoja Reportronicissa ja yhteystietoja IDM-järjestelmässä, minkä jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti verkkopalveluun.

Näin verkkopalvelusta ei muodostu uutta erillistä tietosiiloa, vaan tietoa voidaan ylläpitää ensisijaisesti siellä, missä se muutenkin syntyy.

Integraatiokokonaisuuteen kuuluvat muun muassa:

• Reportronic, josta hanketiedot tuodaan verkkopalveluun
• IDM, josta henkilöstön yhteystiedot siirtyvät asiantuntijasivuille
• Frendsin kautta toteutettu lomakeintegraatio Matrixiin
• ImageBank X, jonka kuvat ovat suoraan sisällöntuottajien käytettävissä
• Entra ID -kirjautuminen hallittuun tunnistautumiseen
• Tuudo-integraatio

Lomakeintegraation ansiosta verkkopalvelussa jätetyt lomakevastaukset välittyvät WordPressistä Frendsin kautta suoraan Matrixiin. Manuaalisen tiedonsiirron tarve vähenee ja tieto päätyy automaattisesti sitä hyödyntävään järjestelmään.

Lisäksi verkkopalveluun toteutettiin integraatiot ImageBank X -mediapankkiin, Entra ID -tunnistautumiseen ja Tuudo-mobiilisovellukseen. ImageBank X kuvat ovat suoraan sisällöntuottajien käytettävissä WordPressissä, ja opiskelijoille kohdennetut tiedotteet ja tapahtumat siirtyvät automaattisesti verkkopalvelusta Tuudoon.

Sivustolla otettiin käyttöön myös Laurean käyttämä Piwik Pro -analytiikka ja evästehallinta sekä Boost.ai-chatbot.

Sivustohaku toteutettiin Findkit-hakualustalla, joka helpottaa oikean sisällön löytämistä Laurean laajasta verkkopalvelukokonaisuudesta.

Julkisena korkeakouluna Laurean verkkopalvelun saavutettavuudelle asetetaan korkeat vaatimukset.

Saavutettavuutta ei käsitelty projektissa erillisenä loppuvaiheen tarkistuksena, vaan se huomioitiin läpi suunnittelun ja toteutuksen aina sisältöelementtien semantiikasta käyttöliittymän väreihin ja kontrasteihin.

Toteutuksen saavutettavuus varmistettiin lisäksi ulkopuolisella auditoinnilla.

“Laajan sivuston saavutettavuudessa on onnistuttu hyvin jo julkaisuvaiheessa. Uudistuksessa on osattu huomioida myös käyttäjät, jotka toimivat verkossa esimerkiksi apuvälineohjelman avulla”, Q-Factoryn Tero Pesonen totesi Laurean verkkosivujen saavutettavuuden auditoinnin tulospalaverissa.

Uudistus toteutettiin WCAG 2.1 AA -tason vaatimukset huomioiden.

Laurealle oli tärkeää, ettei uusi verkkopalvelu ratkaise vain tämän hetken tarpeita, vaan muodostaa pohjan tulevalle kehitykselle.

WordPress Multisite, räätälöity lohkoteema ja modulaarinen sisältörakenne mahdollistavat uusien sisältöjen, palveluiden, alisivustojen ja kieliversioiden lisäämisen ilman uutta kokonaisuudistusta.

Avoimeen WordPress-ekosysteemiin siirtyminen tuo myös taloudellista hyötyä aiempaan lisenssipohjaiseen alustaan verrattuna.

Järjestelmäpäivitykset voidaan tehdä joustavasti, ja käyttökatkot pystytään pitämään vähäisinä. Samalla sisällöntuottajat pystyvät tekemään entistä enemmän muutoksia itse, mikä vähentää riippuvuutta ulkopuolisesta toimittajasta jokapäiväisessä sisällöntuotannossa.

Laurean uudistus sisälsi suuren verkkopalvelukokonaisuuden lisäksi uuden sisällönhallinnan, useita integraatioita, saavutettavuusvaatimuksia sekä suuren määrän sisältöä ja sidosryhmiä.

Tästä huolimatta projekti pysyi suunnitellussa aikataulussa.

Päätös verkkopalvelun uudistamisesta tehtiin keväällä 2025, sisällöntuotanto käynnistyi syksyllä ja uusi verkkopalvelu julkaistiin keväällä 2026.

Valun ja Laurean tiimit työskentelivät tiiviisti yhdessä säännöllisissä työpajoissa ja katselmuksissa. Projektin etenemistä seurattiin yhteisessä projektiympäristössä.

Valun projektitiimissä työskentelivät muun muassa Petri Kananen, Kari Kantola, Maria Riikonen, Henri Sutinen ja Mikko Virenius projektinhallinnan, suunnittelun ja teknisen toteutuksen tehtävissä.

“Yhteistyö sujui hyvässä hengessä ja huumorilla höystettynä”, Laurean projektipäällikkö Maritta Riskilä tiivistää.

Uudistuksessa ei syntynyt ainoastaan uusi verkkosivusto, vaan Laurealle rakennettiin alusta, joka helpottaa sekä viestinnän arkea että verkkopalvelun teknistä ylläpitoa.

Selkeämpi palvelu eri kohderyhmille
Hakijoille, opiskelijoille, henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille voidaan tarjota heidän tarpeisiinsa paremmin jäsenneltyjä sisältöjä.

Helpompi ja itsenäisempi sisällöntuotanto
Uudet lohkoelementit ovat helppokäyttöisiä, ja viestintä pystyy tekemään entistä enemmän muutoksia ilman toimittajan työtä.

Vähemmän manuaalista tiedon ylläpitoa
Integraatiot tuovat esimerkiksi hanke- ja henkilöstötiedot automaattisesti niiden lähdejärjestelmistä verkkopalveluun.

Pienemmät alustakustannukset
Siirtyminen pois aiemmasta lisenssipohjaisesta järjestelmästä tuo Laurealle selkeää taloudellista hyötyä.

Parempi löydettävyys
Opiskelijoiden ohjeet ovat nyt julkisesti saatavilla, mikä parantaa niiden löytymistä sekä perinteisten hakukoneiden että tekoälypohjaisten hakujen kautta.

Joustavampi jatkokehitys
Uusia elementtejä, alisivustoja ja kieliversioita voidaan rakentaa nykyisen ratkaisun päälle ilman uutta kokonaisuudistusta.

Saavutettava palvelu kaikille käyttäjille
Saavutettavuus huomioitiin koko toteutuksen ajan ja varmennettiin ulkopuolisella auditoinnilla.

Hallittu ja luotettava tekninen ympäristö
Päivitykset onnistuvat joustavasti, käyttökatkot pysyvät vähäisinä ja palvelun ylläpito jatkuu hallitusti myös julkaisun jälkeen.

Laurean verkkopalvelu-uudistuksessa Valun tehtävä ei rajoittunut uuden julkaisujärjestelmän tekniseen toteuttamiseen.

Kokonaisuus ulottui käyttäjien ja sisältöjen tarpeiden määrittelystä käyttöliittymäsuunnitteluun, WordPress-toteutukseen, integraatioihin, saavutettavuuteen, infrastruktuuriin ja jatkuvaan ylläpitoon.

Tuloksena Laurealla on verkkopalvelu, jota viestinnän on helppo käyttää, joka palvelee eri käyttäjäryhmiä aiempaa paremmin ja jonka tekninen perusta mahdollistaa palvelun kehittämisen pitkälle tulevaisuuteen.

Laurea arvioi projektin täydellä kolmella tähdellä ja kuvaili yhteistyötä poikkeuksellisen sujuvaksi.

“Projekti pysyi aikataulussa, porukka puhalsi yhteen hiileen ja toteutuksesta tuli meidän tarpeita vastaava. Koimme, että palvelu oli todella ystävällistä ja hauskaakin oli!”

“Ehdottomasti suosittelemme! Yhteistyö oli sujuvaa, ja Valulla kyllä kuunneltiin meidän tarpeitamme”, Maritta Riskilä ja Mervi Burton kiteyttävät.

• WordPress Multisite -toteutus räätälöidyllä lohkoteemalla
• Full Site Editing -pohjainen sisällöntuotanto
• kymmenen räätälöityä sisältötyyppiä, kuten koulutukset, hankkeet, tapahtumat ja asiantuntijat
• kaksikielinen sisällöntuotanto Polylang Pro -ratkaisulla
• integraatiot muun muassa Reportroniciin, Frendsiin, ImageBank X:ään, IDM:ään, Entra ID:hen ja Tuudoon
• Analytiikka Piwik Prolla
• Boost.ai-chatbot
• Findkit-hakutoiminto
• WCAG 2.1 AA -tason saavutettavuus ja ulkopuolinen saavutettavuusauditointi
• ylläpito ja hosting UpCloudin Helsingin konesalissa
• 99,5 prosentin käytettävyystakuu